Aparte de los campos obligatorios (Asunto, fecha y órganos asistentes) para poder convocar una reunión, también puede incluir otros datos complementarios y opcionales:

• Duración: puede poner la duración estimada de la reunión.
• Hora de finalización: en este campo, una vez celebrada la reunión, puede indicar la hora de finalización real de la reunión para que conste en el acta. Convocatoria comienzo reunión: después de finalizar la reunión puede concretar en qué convocatoria comenzó la reunión, para que conste en el acta. Así quedará reflejado si se inició, por ejemplo, en la segunda convocatoria.
• Segunda convocatoria: puede especificarse la hora de inicio si hay señalada una segunda convocatoria.
• Número de sesión: permite indicar el número de sesión de la reunión si la tiene.

Opciones (por defecto la aplicación marca las siguientes opciones):

• Admite suplencias: si dejas marcada esta opción, los convocados con un cargo que permita suplentes podrán delegar su asistencia en otra persona. El asistente lo indicará posteriormente desde la ficha de la reunión cuando se le notifica la convocatoria.
• Admite delegación de voto: si esta opción estuviera marcada, los miembros que no puedan asistir a una reunión podrán delegar su voto en otro de los miembros del órgano convocado. El miembro o asistente también podrá decidir a quién delega su voto desde la ficha de la reunión.
• Revisar acta última reunión: si marcas esta opción, se incluirá automáticamente un punto del orden del día al comienzo de la reunión que servirá para revisar el acta anterior y que estará enlazado automáticamente al acta de la última reunión cerrada del órgano. Debes tener en cuenta que esta opción sólo podrá configurarla en el momento de la creación de la reunión. Si después editas o modificas otros campos, esta opción ya no se mostrará en el formulario de la reunión y, por tanto, no podrá activarla ni desactivarla.
• Admite comentarios: marcando esta opción los miembros asistentes pueden añadir comentarios cuando se les envía la convocatoria desde la ficha de la reunión. Pueden realizar comentarios tanto de la reunión en general como de cada uno de los puntos del orden del día. Cada vez que se añada un comentario, como convocantes, le llegará un correo electrónico de notificación.
• Recibir notificación de nuevos comentarios: por defecto, cuando se hace un nuevo comentario tanto en la reunión como en los puntos del orden del día, el sistema envía automáticamente una notificación tanto al convocante como a los miembros e invitados. Si no deseas que se envíen notificaciones cuando se hagan comentarios, desmarca esta opción.

Tipos de reuniones:

• Reunión pública: se puede marcar si la reunión es pública y, por lo que, los acuerdos de la reunión y los puntos del orden del día, que se marcarán como públicos, se colgarán en abierto y podrán ser consultados por cualquiera persona. Nota: Es posible cambiar la visibilidad de la reunión y/o de los puntos del orden del día de una reunión cerrada
• Reunión telemática: marca esta opción si la reunión es telemática. Cuando la selecciones, fíjate que se despliega un campo de texto en la parte de abajo, donde debes describir el tipo de conexión telemática y si se utiliza, por ejemplo, Zoom o Google Meet y la URL de conexión.

Votaciones Si se marca Admite votación telemática, cuando se generen los puntos del orden del día se podrá decidir sobre cada punto si se desea o no que se voten y el tipo de recuento (mayoría simple o mayoría absoluta). Además al marcar que se admite votación telemática, se habilitan varias opciones más como las que se muestra en la imagen:

Si se permite que durante la votación se pueda cambiar el sentido del voto, y si los resultados se pueden ver al finalizar la reunión o al alcnzar una fecha y hora concreta.

Una vez creada la reunión e incluidos los principales datos, el siguiente paso es agregar los puntos del orden del día de la reunión. Recuerda, sin embargo, que hay órganos que pueden convocar reuniones sin puntos del orden del día

Para añadir puntos del día a una reunión, bastará con seleccionarla y pulsar el botón Orden del día y a continuación pulsar el botón Añadir.

Si cuando creaste la reunión se marcó la opción "Admite votación telemática" entonces las primeras opciones que te saldrán en cada uno de los puntos del día que añadas a dicha reunión tendrán que ver con las votaciones.

Y después irán las opciones básicas de cada punto que son:

• Título: debe incluirlo obligatoriamente.
• Descripción: tiene la posibilidad de apuntar una breve explicación del punto del orden del día que está añadiendo.
• Publicar acuerdos: debe marcar esta opción si desea que un punto del orden del día sea público y, por tanto, pueda ser consultado por cualquier persona a través del Buscador de acuerdos.
• Deliberaciones y Acuerdos: estos dos campos serán cumplimentados por el responsable del acta una vez celebrado y acabada la reunión.

Como se ha explicado anteriormente, para habilitar las votaciones en un reunión lo primero que debe hacerse es marcar la opción "Admite votación telemática" Entonces al añadir un punto del orden del día, aparecerán opciones relacionadas con las votaciones.

Existen 2 tipos de procedimiento de votación:
• Abreviado: Este procedimiento permite votar a los miembros en cualquier momento, es decir, desde que el gestor envia la convocatoria hasta que cierre el acta (o hasta un fecha y hora concreta) los miembros podrán votar este punto del día con las características marcadas ( público o secreto) y si se puede votar en contra o no. li> Ordinario: Este procedimiento permite votar a los miembros en el momento que la persona secretaria abra manualmente la votación.

El resto de opciones son:

• Ámbito de la votación: debes seleccionar si es Pública para que los convocantes y asistentes puedan conocer la votación de cada persona; Secreta si desesa que sólo se conozcan los resultados de la votación final pero no el sentido del voto de cada persona o si No es necesario votar este punto en la reunión.
• Tipo de recuento de votación: indica si es por Mayoría simple, Mayoría absoluta de los presentes o Mayoría absoluta del órgano.
• Opciones: por defecto viene marcada la casilla para permitir votar en contra pero si sólo deseas que aparezcan las opciones deA favor y Abstención, debes desmarcarla.

Enviar convocatoria

Una vez hayas rellenado las características de la reunión y hayas añadido los puntos del orden del día, ya puedes enviar la convocatoria por correo electrónico a todos los miembros asistentes haciendo clic en el botón Acciones > Enviar convocatoria. Al pulsar esta opción se enviará un correo electrónico a todos los miembros con los datos de la reunión y los puntos del día.

Puedes comprobar que después de enviar la convocatoria, la aplicación lo registra automáticamente a través de la columna Enviada, como puede ver en la imagen de abajo.

Es importante destacar, que como gestor podrás ir rellenado la reunión poco a poco, ir añadiendo puntos del día o documentación ... pero los participantes no verán dicha reunión hasta que no hayas enviado al convocatoria.

Editar acuerdos y deliberaciones

Puedes agregar el resultado de los acuerdos y deliberaciones de los puntos del orden del día de dos formas diferentes:

• de forma individual desde cada punto del orden del día o
• de forma conjunta de todos los puntos a la vez, desde esta acción te permitirá ir eligiendo punto por punto.

Hoja de firmas

Puedes generar la hoja de firma de los miembros de la reunión en PDF.

Cerrar Acta

Una vez incorporado a los puntos del orden del día el resultado de los acuerdos y deliberaciones, ya puedes cerrar el acta. Entonces, se abre una ventana donde debe incluir el resultado de los Acuerdos generales de la reunión, elegir la persona Responsable de acta entre las opciones de la lista desplegable y, seguidamente, hacer pulsar en Firmar y cerrar.

Duplicar la reunión

Es posible duplicar la reunión manteniendo el orden del día y dejando en blanco los acuerdos, deliberaciones y documentación de los puntos. Se abrirá la ventana para definir la reunión en la que deberá especificar la Fecha y el Número de sesión. Esta opción está pensada para agilizar la creación de reuniones de los órganos que siempre son iguales.

Añadir hoja de firmas

Si se desea añadir la hoja de firmas a la reunión seleccionada bastará con pulsar esta opción y se abrirá una ventana para seleccionar fichero y subir documento.

Enviar email a los miembros convocados

Si se desea enviar un correo electrónico a todos los miembros de una reunión, puede seleccionar esta opción y se abrirá una ventana para escribir el contenido del correo.

Sincronizar miembros y cargos de la reunión

Si una vez creada la reunión se hubieran añadido o eliminado miembros y/o cargos del órgano colegiado a través de esta opción podrás sincronizar los miembros y/o cargos, de esta manera cuando envies la convocatoria un correo o cierres el acta a los nuevos miembros les aparecerá la ficha de la reunión correspondiente y recibirán los correos correspondientes.

Publicar acuerdos

En ciertas situaciones puede ser necesario publicar acuerdos en el boletín sin que la reunión esté cerrada.

El gestor puede gestionar las asistencias o ver quien a confirmado o excusado su asistencia Para ello, debe Editar las características de una reunión (Reuniones > seleccionar una reunión del registro > Editar), ir al campo de Órganos asistentes y hacer clic sobre el icono de Asistentes.

En este caso, se abre la ventana de Gestión de asistentes en la que aparecen los nombres, cargos y correos electrónicos de las personas que han sido convocadas en la reunión. En la columna Asistencia verá que ha marcado el miembro y como gestor podrás o bien marcar para confirmar o desmarcar para dejar constancia de que no irá y Aceptar.

El gestor puede gestionar las suplentes o ver qué miembros han gestionado suplentes (recuerda que para que esta opción sea visible a los miembros debes de marcar en la opciones de la reunion: Admite suplencias). Para ello, debe Editar las características de una reunión (Reuniones > seleccionar una reunión del registro > Editar), ir al campo de Órganos asistentes y hacer clic sobre el icono de Asistentes.

En este caso, se abre la ventana de Gestión de asistentes en la que aparecen los nombres, cargos y correos electrónicos de las personas que han sido convocadas en la reunión. En la columna Suplente y Email del suplente verá que el miembro ha designado un suplente. Como gestor añadir y borrar suplente, seleccionado al miembro en cuestión y con los botones "añadir suplente" y " borrar suplente".
Cuando un miembro tiene un suplente establecido el "caja de selección" de asistencia aparecerá deshabilitada.

El gestor puede verificar qué miembros han delegado y voto y a quié (recuerda que para que esta opción sea visible a los miembros debes de marcar en la opciones de la reunion: Admite delegación de voto) Para ello, debe Editar las características de una reunión (Reuniones > seleccionar una reunión del registro > Editar), ir al campo de Órganos asistentes y hacer clic sobre el icono de Asistentes.

En este caso, se abre la ventana de Gestión de asistentes en la que aparecen los nombres, cargos y correos electrónicos de las personas que han sido convocadas en la reunión. En la columna Delegacion de voto y Email Delegación de voto verá a qué miembro se le ha delegado el voto.
Cuando un miembro tiene una delegación de voto establecida el "caja de selección" de asistencia aparecerá deshabilitada.

Puedes incorporar documentos tanto en las reuniones como en los puntos del orden del día. En ambos casos, debes tener presente que, cuando incorpore un documento, automáticamente la aplicación registra el día y hora en que lo ha hecho y por defecto lo muestra en la ficha de la reunión pero puede deshabilitarse como ahora explicaremos.

CASO 1: Para adjuntar documentación a una reunión

primero debe seleccionar la reunión y después, hacer clic en el botón Adjuntos, marcado en rojo en la imagen de abajo.

En la ventana que se abre, tal y como puede ver en la imagen de abajo, debes especificar la Descripción del documento (como si fuera el título), después elegirlo a través del botón Seleccionar archivo y, en tercer lugar, pulsar Subir documento.

El botón Limpiar formulario permite borrar cualquier elemento que tenga antes de subirlo. El documento adjunto queda reflejado en la parte superior de la ventana (como se ve en el cuarto paso de la imagen). Puede descargar el documento a través del icono y con el aspa puede borrarlo. Una vez subido el documento puede Cerrar la ventana

Si desea actualizar con una nueva versión y sustituir un documento adjunto sin necesidad de cambiar las descripciones, simplemente, debes marcar el documento en la parte superior de la ventana, seleccionar un nuevo archivo y, finalmente, pulsar Subir nueva versión.

Para asegurarse de que ha adjuntado un documento a la reunión, en la columna de Documentos debe aparecer el icono de un archivo. Como puedes comprobar en la imagen de abajo, este icono sólo aparece en aquellas reuniones que tienen documentación adjunta.

CASO 2: Adjuntar documentación (acuerdos y ) por cada punto del día

Para añadir documentación a un punto del día concreto, bastará con seleccionar el punto del orden del día y pulsar el botón Documentación
A través del botón Documentación, verás que se abre una ventana donde debes seleccionar la descripción del archivo a adjuntar (como si fuera el título) y el Tipo de Documento que desea subir: Adjuntos o Acuerdos con el detalle de los acuerdos tomados durante la reunión.
Hay que seguir los mismos pasos que cuando se añade un documento a una reunión: Seleccionar archivo > Subir documento.

Una vez subido, puedes seleccionar el documento y puedes hacer doble clic encima de la columna Publicar Buscador si deseas que sea Público y, por tanto, se muestren en el Buscador de acuerdos (también las propuestas de acuerdo si todavía no se ha celebrado la reunión) y si desea que se muestre en la ficha y, por tanto, lo puedan consultar las personas convocadas.
Debes tener en cuenta que los acuerdos adjuntados en un documento antes de que finalice la reunión se plasman como propuestas de acuerdo.

Cuando un miembro/asistente es convocado a una reunión recibirá un correo electrónico con los datos de la reunión y un enlace a la ficha de la reunión . Independientemente de que tenga dicho enlace también podrá acceder a la ficha a través del "Area privada para miembros" consultando a través del Listado de reuniones > Documentación

La persona convocada tiene la posibilidad de confirmar su asistencia a la reunión o comunicar que no podrá ir.
Para confirmar o excusar asistencia simplemente debes pulsar el botón Asistirá o Excusa asistencia. Verás que cuando lo pulses el botón correspondiente aparecerá junto al nombre y cargo escrito en verde Asistirá o en rojo Excusa asistencia. Si la persona convocada no marca ninguna opción aparecerá en naranja el mensaje pendiente de confirmar.

En caso de que no pueda asistir a la reunión y pulsar "Excusa asistencia" verás que se abrirá una ventana de Justificación para que anote el motivo

Como miembro de un órgano solo podrás gestionar suplencias si el gestor ha permitido, al definir la reunión, "admite suplencias" en cuyo caso, el miembro puede comunicar quién es la persona que irá en su representación desde la ficha de la reunión. Como puede verse en la imagen, el miembro debe pulsar primero el botón Asistirá y seguidamente el de Gestionar suplente.

A partir de ese momento, en la ficha de la reunión aparecerá indicado que existe un suplente que asistirá en representación del miembro. También constará en la hoja de firmas. Además, a partir de ahora, el suplente asume el papel de miembro asistente o convocado y, por tanto, puede acceder a la ficha de la reunión con la información y datos de la convocatoria.

Si tienes que eliminar o cambiar el suplente puedes pulsar en Borrar suplente.

Recuerda, además, que como ocurre con la delegación de voto, cada vez que se asigna un suplente o se suprime se envía un correo electrónico de notificación a la persona a la que se ha añadido o se ha suprimido como suplente.

Como miembro de un órgano solo podrás delegar voto si el gestor ha permitido, al definir la reunión, "admite delegación de voto" en cuyo caso, La delegación de voto permite a sus miembros, que no puedan asistir a la reunión, ceder su voto a otro miembro. Para ello,en la ficha, debe hacer clic, primero en el botón Excusa asistencia para confirmar que no podrá ir a la reunión y, en segundo lugar, pulsar Gestionar delegación de voto. Tenga en cuenta que el botón Gestionar delegación de voto no se activa hasta que no se pulsa Excusa asistencia

Entonces, se abre una ventana donde puede añadir una delegación de voto. Aparece un listado con el nombre y correo electrónico de las personas a las que puede ceder el voto. Debe seleccionar una y luego pulsar Añadir delegación de voto.

A partir de ese momento, en la ficha de la reunión aparecerá indicado que ha delegado el voto y se verá el nombre de la persona a la que le ha cedido el voto. Si tiene que anular la delegación de voto o cambiarla puede hacer clic en Borrar delegación de voto

Recuerda, además, que como ocurre con la gestión de suplentes, cada vez que se delega el voto en algún miembro o se anula la delegación de voto se envía un correo electrónico de notificación a la persona a la que se ha cedido o se ha dejado de ceder el voto.